“五步法”做好档案统计调查工作

档案统计调查工作是档案工作的有机组成部分，是准确掌握地区档案工作基本情况的重要手段，也是支撑档案工作科学决策和规范管理的有效工具。自2019年起，笔者便开始负责安徽省马鞍山市档案统计调查工作。笔者认为，要做好档案统计调查工作,应善于运用“五步法”（即“学、培、填、查、审”）。

第一步是“学”。无论做什么工作，学习相关技能、夯实理论基础是最行之有效的途径。要做好档案统计调查工作，就要认真领会国家档案局印发的通知精神，准确把握填报工作时间节点。积极参加国家档案局组织的档案统计调查工作培训，准确理解《全国档案事业统计调查制度》中设置的各项统计指标，反复学习全国档案事业统计调查信息管理系统操作手册和操作视频直至熟练掌握相关技能。同时，学习基础知识要坚持知行合一，要理论联系实际，结合每一类表格、每一项统计指标，学会融会贯通，务必把填报要求吃透、把操作方法弄通。

第二步是“培”。一般情况下，从事档案统计调查工作的人员大多数是办公室兼职人员，平时还负责办公室其他业务工作，很难静下心来进行系统性学习，而且他们多是档案工作新兵，专业知识和操作技能水平不高。基于此，各级档案主管部门应对辖区内的档案统计调查工作人员定期开展培训。在此过程中，应注意两点：一是培训应尽量简单明了，能让新人迅速上手，准确填报本单位档案统计调查数据；二是找出易错点、常错点并归纳总结形成文件，解决软件安装、软件操作以及填报数据过程中可能产生的准确性、逻辑性等问题。

笔者参与过4种不同方式的培训：一是集中培训、演示，以召开会议的方式将全市档案统计调查工作者集中起来进行培训，现场演示系统操作；二是利用马鞍山市档案馆网站、微信公众号推送档案统计调查基础知识，在全年穿插教学；三是利用微信群、电话等方式开展点对点的教学、答疑；四是重点培养几名业务素质过硬的档案统计调查工作者，组织他们在全市各片区开展小班化培训。

第三步是“填”。填报档案统计调查数据这一步至关重要，只有每个档案统计调查工作者填报的数据不出错，才能确保全国档案统计调查数据的质量。以填报档案室基本情况调查表为例，首先，档案统计调查工作者需要找到上一年的数据报表，将当年形成的数据（如本年接收档案、本年向档案馆移交档案、本年移出档案、本年销毁档案情况等）与上一年的数据相加或相减，得到当年的相关数据，再与实际的馆藏情况进行校核。其次，应统计好当年独有的数据（如本年度接受档案业务在职培训教育、档案利用情况等）。最后，应仔细核查常年基本不变的数据（如机构数、专兼职人员数、档案室建筑面积和室内设施设备情况等）。在登录系统录入数据时，要保证数据不出错，填写不错行，特别是要看清楚计量单位。同时，在填写过程中还要注意一些易错点（如底图和蓝图、电子档案和档案数字化成果的区别等）。

第四步是“查”。在将所有数据准确完整地录入系统后，就到了数据检查环节。这个环节的主要任务是检查数据有没有关联性和逻辑性方面的错误。首先，可利用系统自带的功能，排查出当年数据有没有逻辑性问题，并根据错误提示进行修正。其次，运用档案室（档案馆）基本情况表数据审核检查模板，将系统中填报的当年和上年的数据分别复制到检查模板中，根据检查模板的计算结果分析错误原因，并对当年数据进行核实修正。最后，可在系统原有公式的基础上编写更加详细的公式，例如马鞍山市档案室基本情况表中指标代码第30项“总排架长度”对应的公式有2条，按照数据审核检查模板中的估算方式，以指标代码第28、29项数据为基础计算出排架长度的上限和下限，当得出的数据超出上、下限时，系统会出现核实性提示。此时，如果排架长度确实是手工测量的实际长度，则可忽略。经过最后一步检查，可以使填报的数据更加科学合理。

第五步是“审”。人工审核是保证数据质量的最后一道屏障，审核人员需要注意系统不报错时的易错点，越是层级高的审核人员，越需要用宏观的视角来审核数据。以马鞍山市县直单位为例，填报人员完成填写后，该单位第一审核人需要对连续两年的数据进行审核查看，审核无误后呈请第二审核人进行审核，并在纸质报表封面签字盖章。上报县档案局后，县档案局负责档案统计调查工作的同志（第三审核人）对该单位数据进行审核。县档案局将全县档案统计调查数据汇总上报市档案局后，笔者一般采取抽查县直单位档案统计调查数据的方法，按照10%的比例随机抽取相应数量的单位进行审核，如果有2家以上单位数据存在填报错误，则将数据整体返回县档案局进行重新审核。在追求个体数据准确性的同时，还应注重宏观数据的关联性，如某县所有县直单位当年向市档案馆移交的档案数据需要与该县档案馆当年接收县直单位进馆的档案数据相一致，如有数据误差，则应联系有关县档案局、县档案馆并要求其作出解释说明。

原载于《中国档案报》2022年8月29日 总第3876期 第三版